Elle exclue en revanche expressément deux finalités particulières: Les traitements permettant le contrôle individuel de l'activité des employés, Tout dispositif ayant pour objet l'établissement du profil psychologique des employés.
Etape 1: Recenser les documents Les documents générés par l'activité du service Ressources humaines sont très variés, c'est pourquoi il est important de les recenser. Il sera ainsi plus simple de repérer ceux ayant une vocation probatoire, les contrats de travail ou les accords collectifs par exemple. Locarchives peut mettre en oeuvre ce traitement documentaire pour vous, afin que vos équipes puissent se consacrer pleinement à leur activité Ressources Humaines. Etape 2: Déterminer leur durée de conservation Une fois les différents documents identifiés, il est nécessaire de connaître leur durée légale de conservation. Documents Ressources Humaines : Quelles sont les durées légales de conservation ? - Locarchives. Tous les documents n'ont en effet pas la même durée d'archivage et celle-ci dépend notamment du Code du travail, du Code civil, du Livre des procédures fiscales, du Code pénal et de la convention collective. Téléchargez le guide des durées légales de conservation Etape 3: Définir des règles d'indexation Pour pouvoir retrouver les documents simplement et rapidement, leur indexation est primordiale.
Archivages des données En terme de gestion et d'organisation, les documents papiers qui s'accumulent ne facilitent pas toujours le stockage ni la recherche rapide d'information. A l'ère du tout numérique, il serait dommage de ne pas profiter des outils de gestion des documents qui centralisent et stockent ces données en toute sécurité. Dématérialisation du dossier du personnel Sans aucun doute, la digitalisation du dossier du personnel, en remplacement du format papier, améliore la gestion des ressources humaines des PME.
Cette condition est, notamment, présumée remplie par l'usage d'un horodateur qualifié, d'un cachet électronique qualifié ou d'une signature électronique qualifiée au sens du règlement (UE) n°910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014. La copie électronique est conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu. Dematerialisation des dossiers du personnel . Les empreintes et traces générées en application des alinéas précédents sont conservés aussi longtemps que la copie électronique et dans des conditions ne permettant pas leur modification. Ainsi, la gestion du personnel n'échappe pas au processus global d'informatisation et de numérisation qui touche l'ensemble des acteurs de la vie économique. Cette dématérialisation a vocation à s'exprimer toujours plus largement et dans le cadre des relations individuelles et collectives de travail. Dans ce contexte, la Chambre sociale de la Cour de cassation a par exemple récemment reconnu la validité d'une opposition à l'entrée en vigueur d'un accord d'entreprise par voie électronique (Soc.
Probablement parce qu'ils ne sont pas uniquement financiers. Ils sont à calculer en termes de productivité gagnée, d'optimisation des relations et de bien-être au travail des gestionnaires RH. Ainsi les différents outils proposés par le Portail RH, participent à ces optimisations. Une conformité avec la loi La dématérialisation mais surtout les outils pour l'effectuer, permettent à l'entreprise une gestion de ses documents en conformité avec la loi: stockage sécurisé respectant la confidentialité, gestion des dates de conservation et archivage pertinent. Le respect de cette conformité optimise les processus RH et facilite le travail des équipes dédiées. Un outil SaaS modulaire dédié à la fonction RH La dématérialisation peut être une opportunité de remettre en cause vos processus pour les affiner: savoir ce que vous souhaitez conserver et ce que dit la loi. Dématérialisation des dossiers du personnel au. Vous devrez également planifier dans le temps la dématérialisation de vos archives papier. Ceci se réalisera au fur et à mesure, suivant le calendrier que vous fixerez.
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